Lær av Oslo kommunes erfaringer med Workplace
Det viktigste for en vellykket innføring av et nytt kommunikasjonsverktøy, på en så enorm arbeidsplass som Oslo kommune? Ledere som er gode eksempler.
Eirik Jagmann (bildet) er kommunikasjonsrådgiver ved Byrådslederens kontor i Oslo kommune, med ansvar for Workplace. Han har dermed hatt nok å henge fingrene i under koronautbruddet.
Med over 50.000 ansatte har Oslo kommune flere medarbeidere enn det er innbyggere i de fleste byer i Norge. Det gir noen ekstra utfordringer.
Det var blant tingene vi fikk høre om under Kommunikasjonsforeningens digitale fagseminar i dag.
Oslo kommune tok i bruk Workplace for to år siden. Workplace er altså Facebooks løsning for internkommunikasjon i virksomheter. En fordel er at opplæring er fort gjort. En annen fordel er en god mobilversjon.
Bedre fellesskap og kunnskap
Da de satte i gang med Workplace i Oslo kommune hadde de tre mål:
- Bygge felles identitet
- Dele kunnskap på tvers
- Skape en enklere og mer effektiv hverdag
Ved evaluering etter et halvt år, fant de flere positive effekter:
- Medarbeiderne så at de er en del av noe større, utover egen avdeling og virksomhet. Man har økt nærhet til arbeidsplass og kollegaer, og det er kortere avstand mellom de som jobber i «inne» og «ute», forteller Jagmann, og sikter til at de aller fleste i kommunen ikke jobber foran en PC, men ute blant folk.
Workplace hadde også bidratt til at flere fikk med seg mer viktig og nyttig informasjon og at det var bedre kvalitet på informasjon og kunnskap. De opplevde dessuten at Workplace bidro til at ansatte fikk raskere svar på spørsmål og ikke minst: at nyansatte kom raskere i gang.
Nyansatte raskere i gang
Når du kommer inn som nyansatt i Oslo kommune i dag, blir du plassert i riktige grupper for din seksjon og får tilgang til relevante faggrupper. Man kan se samtalehistorikken hva som har vært av saker før du begynte. Effektiviseringen av informasjonsflyten sammen med innføringen i tidligere saker, gjør at Oslo kommune nå har færre møter, og bedre tid til de store sakene.
En viktig erfaring var at bilder av alle ansatte gjorde det lettere å kontakte kolleger man ikke kjente.
– Å finne folk er en viktig funksjon, og det å kunne kjenne dem igjen gjør organisasjonen mindre, forteller Eirik Jagmann.
Intern koronakommunikasjon
Den store testen på Workplace for Oslo kommunes del kom 12. mars i år, da hele byen skulle stenges ned.
- Vi så ikke helt omfanget før da. Det var en snikende krise. Vi har pandemiplaner som ble rullet ut, men våre krisekommunikasjonsplaner var for akutte kriser som sier pang, ikke som denne her. Den vanlige kommunikasjonen i linje går sakte når det skal sildre nedover til 50.000 ansatte i 50 avdelinger. Da vi nå kunne kommunisere til alle ansatte samtidig, var det veldig effektivt, forteller kommunikasjonsrådgiver Jagmann, som sitter på Byrådslederens kontor.
Da brukte de Workplace både til å kommunisere ut, men også få tilbakemelding på hva de ulike tjenestene i kommunen hadde bruk for. Senere brukte de Workplace til å rekruttere medarbeidere fra kommunen til å jobbe med smittesporing og til språksjekk.
Personvern og kjøreregler
Med ekspressdigitaliseringen pandemien satte igang, dukket det også opp noen utfordringer. Det kom flere programmer til.
- Vi måtte raskt innføre Teams også, til videomøter. Nå er det en utfordring å avklare hvilken programvare som brukes til hva. Ansatte prøver å løse mest mulig i færrest mulig kanaler. Da kan man oppleve at noen konsentrerer seg om Teams, forteller Jagmann.
De forsøker løse dette med klare kjøreregler for hva man skal og ikke skal bruke de forskjellige kanalene til.
Så er det personvernhensyn. Facebook har sine regler for dette og Datatilsynet sine.
– Vi hadde mange runder før vi landet på en avtale som kunne godtas av begge parter. Hvis noen ønsker å inngå avtale med Facebook om bruk av Workplace, kan man melde at man vil ha tilsvarende avtale som den Oslo kommune har, tipser Jagmann.
Lederen er avgjørende
Hva er så det viktigste for å få til en god implementering av et kommunikasjonsverktøy som Workplace? Er det en skikkelig kickoff-fest? Ikke ifølge Jagmann i Oslo kommune.
- Det er gode ledere. Vi implementerte Workplace i 50 avdelinger i kommunen, og der det gikk godt var det ledere som gikk foran og viste vei og definerte hva slags innhold vi skal ha, hvordan kulturen skulle være og god takt og tone.
Se foredrag fra Kommunikasjonsdagen 2020, om Oslo kommunes nye grafiske identitet:
Siste saker
Har du lest disse?
Medlem
