Kommunikasjon når det koker
Det skapte både bekymring og nysgjerrighet da den lokale hjørnesteinsbedriften ble kjøpt av en internasjonal aktør. Hvordan møte informasjonsbehovet hos både lokalsamfunn, media og aksjonærer?
I 2018 fikk Norske Skog ny eier etter lang tids usikkerhet i lokalsamfunnet. På et medlemsmøte i Kommunikasjonsforeningen i Østfold fortalte HR-ansvarlig i Norske Skog Saugbrugs, Henrik Bjørneby, om kommunikasjonen i en vanskelig tid for selskapet.
Å styre selv er viktig
I mai 2018 blir den lokale hjørnesteinsbedriften i Halden kjøpt opp av britiske Oceanwood. Virksomheten har i flere år slitt under det sviktende papirmarkedet, og konsernledelsen har kjempet en to-årig kamp for å redde selskapet fra konkurs. Oppkjøpet vekker både nysgjerrighet og bekymring. Lokalsamfunnet ønsker å vite hvordan den daglige driften av Norske Skog Saugbrugs vil endres for de 450 ansatte, mens aksjonærer lurer på hva løsningen vil ha å si for fremtidsutsiktene til selskapet. Telefonen koker.
Sammen med resten av fabrikkledelsen var HR-ansvarlig Henrik Bjørneby ansvarlig for å møte informasjonsbehovet til samtlige interessenter.
- Vi fikk mange henvendelser fra media. Kommunikasjon er jo en kunst, så det å klare å gi riktig og god informasjon, men også være bevisst på at man må styre det selv, er viktig. Hvis ikke blir man spist opp, mener Bjørneby.
De ansatte som budskapsformidlere
Bedriften opererte med to målgrupper: Først de ansatte, så alle øvrige interessenter.
- Dette var et stort oppkjøp, og vi brukte mye tid på å kommunisere med de eksterne, men at våre ansatte følte seg trygge og ivaretatt var det desidert viktigste. Vi var åpne og ærlige om den informasjonen vi hadde tilgjengelig, forklarer Bjørneby.
Han understreker nytten av intranett og interne møter som viktige kanaler for kommunikasjonen. Straks noe ble avgjort, ble det publisert på interne sider. For å berolige de ansatte sørget Norske Skog dessuten for å informere fagforeningen hyppig.
- Informasjonen var klin lik fra fagforeningen og konsernledelsen. Det skaper troverdighet, påpeker Bjørneby.
I en gruppe kan man kan stille spørsmål og føle seg mer trygg. Det tar mer tid, men det er mer effektivt.
Ved å informere de ansatte fortløpende ble de ansatte selv budskapsformidlere. Derfor kunne korrekt informasjon spre seg bredt.
- Vi hadde ikke noe spesifikk informasjon til lokalsamfunnet. De informerte vi på samme måte som andre eksterne, fordi det blir så preget av kommunikasjonen til de ansatte, forklarer Bjørneby
Verdien av toveiskommunikasjon
I stedet for allmøter arrangerer Norske Skog avdelingsmøter i mindre grupper flere ganger i året. Møtene ble tatt i bruk aktivt i oppkjøpsprosessen og bidro til personlig og åpen kommunikasjon. Det tror Bjørneby er lurt:
– Det blir mye mer personlig. I en sånn gruppe kan man kan stille spørsmål og føle seg mer trygg. Det tar mer tid, men det er mer effektivt fordi man får kommunikasjon med den gruppen man snakker med.
Fakta: Norske Skog Saugbrugs
- Saugbrugs ble etablert i 1859 og har vært en del av Norske Skog siden 1989.
- Bedriften ligger i Halden, har ca. 450 ansatte og en årsomsetning på ca 2,1 milliarder kroner.
- Firmaet var lenge Norges største sagbruk, men ble på 1900-tallet en papirfabrikk.