Kommunikasjonsforeningen er ansvarlig for de personopplysningene vi lagrer. Organisasjonsnummeret er 981310950. Adresse: Postboks 9050 Grønland, 0133 Oslo.

Hvilke personopplysninger samler vi inn, og hva er vårt formål med disse?

Innmelding
For å bli medlem i Kommunikasjonsforeningen må du oppgi personopplysninger vi trenger for å håndtere ditt medlemskap. Vi ber da om navn, fakturaadresse, postadresse for utsendelse av fagbladet Kommunikasjon, e-postadresse for utsendelse av nyhetsbrev, og mobilnummer for kommunikasjon om medlemskapet. Vår medlemsbase leveres av Team Data Systems AS, som vi har behandleravtale med.

Statistikk
Fordi Kommunikasjonsforeningen fører generell medlemsstatistikk, vil du samtidig med innmelding bli bedt om å registrere kjønn, fødselsår og hvilken stillingsgruppe du tilhører.

Spørreundersøkelser
Vi sender ut spørreundersøkelser som har til formål å gi innsikt om for eksempel medlemstilbudet, lønnsnivå for stillingsgrupper, eller utviklingen av kommunikasjonsfaget. Du vil alltid få beskjed om hva som er hensikten med undersøkelsen og hvorvidt den er anonym eller ikke. Vi benytter SurveyXact (Rambøll) og Kantar som vi har behandleravtaler med, til å sende ut spørreundersøkelser. 

Påmelding til våre arrangementer og kurs
Ved påmelding til kurs og nettverksgrupper blir du oppført på en deltakerliste som er tilgjengelig for andre deltakere og kursholder. Formålet med deltakerlisten er at kursholder bedre skal kunne tilpasse gjennomføringen av kurset, og at deltakerne skal få et godt grunnlag for nettverk. Deltakerlisten inneholder navn, arbeidssted og tittel. Vi sender deg også informasjon om arrangementet på e-post og/eller mobil og ber om informasjon om eventuelle allergier og tilrettelegging i den anledning. Påmelding og informasjon registreres i vår medlemsbase som driftes av Team Data Systems AS.

I etterkant av arrangementet/kurs, kan du få tilsendt et evalueringsskjema. Det er valgfritt om du ønsker å delta eller ikke. Vi benytter Microsoft Forms til å sende ut evalueringer.

Abonnement på fagbladet Kommunikasjon
Ved bestilling vil du bli bedt om å oppgi personopplysninger vi trenger for å håndtere ditt abonnement: navn, fakturaadresse, e-postadresse og mobiltelefonnummer. Ditt abonnement registreres i vår medlemsbase som driftes av Team Data Systems AS.

Hvis du ikke ønsker å motta fagbladet Kommunikasjon fysisk, kan du endre dette ved å logge inn på «min side». 

Abonnement på vårt nyhetsbrev
Hvis du ikke er medlem, men ønsker å abonnere på vårt nyhetsbrev, må du oppgi din e-postadresse. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke, og blir slettet når du avslutter abonnementet. E-postadressen slettes også hvis vi får beskjed om at den er inaktiv. E-postadressene for nyhetsbrevet lagres hos vår leverandør av nyhetsbrev, Make.

Nettsiden kommunikasjon.no
Seeds og Enonic AS leverer utvikling og tjenester for vårt nettsted. Vi benytter Google Analytics og Hotjar for å analysere bruken av og forbedre innholdet på vårt nettsted.

Foredragene på kommunikasjon.no vises fra YouTubes avspiller. Når du spiller av videoer vil YouTube hente informasjon om din avspilling.

Vi benytter Facebook Pixel på nettsiden, for å kunne målrette markedsføring på Facebook og Instagram. Facebook plasserer en informasjonskapsel i nettleseren din som viser at du har besøkt vår nettside. Informasjonen anonymiseres.

For å kunne oppfylle våre medlemsforpliktelser vil du jevnlig motta informasjon fra Kommunikasjonsforeningen. Ved innlogging til «min side» kan du administrere din kontakt med oss. 

Bestilling av annonser
På vår nettside kan du bestille stillingsannonser, annonsering til fagbladet Kommunikasjon og oppføring i Byrålisten. Vi ber da om navnet på en kontaktperson og fakturainformasjon. Personopplysninger vi får inn ved bestillinger blir ikke benyttet til andre formål enn å administrere oppdraget.

Søknad om masterstipend
Masterstudenter kan søke om Kommunikasjonsforeningens masterstipend. Personopplysninger vi får inn i forbindelse med søknader blir ikke benyttet til andre formål enn å administrere søknad.

Søknad om opptak ved Forsvarets Høyskole
Medlemmer av Kommunikasjonsforeningen kan søke om å bli vurdert som kandidat til sjefskurs og informasjonskurs ved Forsvarets Høyskole. Personopplysninger vi får inn i forbindelse med søknader blir ikke benyttet til andre formål enn å administrere søknad. Innstilte søknader videresendes på e-post til Forsvarets Høyskole.

Øvrige underleverandører
Vi samarbeider også med andre underleverandører (databehandlere) som leverer tjenester vi trenger for å håndtere ditt medlemskap. Databehandlere skal kun behandle personopplysninger for formål som er spesifisert i våre avtaler.

• RunTime AS (leverandør av it-tjenester)
• Nets AS (elektronisk utgående fakturering/EHF)
• Collectia AS (innkreving/inkasso)
• RK Grafisk AS (trykkeri, utsendelse og retur av fagbladet Kommunikasjon)
• Visma AS (elektroniske reiseregninger)
• Delta Regnskap AS, Autorisert regnskapsførerselskap (regnskapstjenester)
• Kantar AS (utsendelse av medlemsundersøkelsen Byråprofil)
• Salgsfabrikken AS (annonsesalg) 

Interne rutiner

Kommunikasjonsforeningen benytter epost og telefon som en del av det daglige arbeidet. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del administrasjon av kurs, medlemskap, abonnement og annonser, blir registrert i vår medlemsbase driftet av Team Data Systems AS.

Kommunikasjonsforeningens medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i sin e-post. Ved fratreden slettes e-postkontoene. Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Vi benytter mobilt sentralbord fra Telia, og ansatte som er pålogget har derfor en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler.

Besøkende til våre lokaler i Brugata 19 må ved ankomst registrere seg og hvem de skal besøke i besøkssystemet OnVisit med navn, arbeidssted og mobilnummer. Systemet blir driftet av DNB Næringseiendom. 

Hvordan arkiveres og slettes opplysningene?

Ved utmelding slettes alle dine opplysninger fra vår medlemsbase, unntatt opplysninger regnskapsloven krever at vi beholder i fem år.

Hvis det er ønskelig at Kommunikasjonsforeningen skal spare din aktivitetshistorikk i foreningen (deltakelse på arrangementer og/eller eventuelle tillitsverv) må du gi ditt samtykke til dette ved utmelding.

Hva er dine rettigheter?

Lov om behandling av personopplysninger (Personopplysningsloven) gir deg rett til innsyn og Kommunikasjonsforeningen plikt til utlevering av informasjon om dine personopplysninger. Du kan for eksempel fremme krav om retting eller sletting av mangelfulle, uriktige eller unødvendige personopplysninger. Unntatt er opplysninger som vi har plikt til å oppbevare etter regnskapsloven.

Hvordan sikres dine personopplysninger?

Dine personopplysninger oppbevares digitalt i vår medlemsbase Consio driftet av Team Data Systems AS, eller i Microsoft Office 365, som er driftet av RunTime AS. 

Historiske dokumenter er lagret i fysisk arkiv i våre kontorer.
Kun ansatte med behov for tilgang, våre tillitsvalgte, og databehandlere vi har avtale med har tilgang til dine personopplysninger.

Et hvert forsøk på å misbruke personopplysninger vil føre til reaksjoner, og Kommunikasjonsforeningen vil heller aldri selge dine personopplysninger til tredjeparter.

Forandringer i personvernerklæringen

Vi kan komme til å gjøre endringer i vår personvernerklæring. Du vil alltid finne den nyeste versjonen her. Når det er oppdateringer som er av stor betydning for vår behandling av personopplysninger, eller som kan være viktige for deg, vil du også få informasjon på e-post i god tid før oppdateringene trer i kraft.

Hvordan kontakter du oss for mer informasjon?

Du når Kommunikasjonsforeningen på e-post post@kommunikasjon.no. Vi kan også kontaktes på telefon 23315900.  

Oppdatert 13.09.2024