Fem tips for suksess med nettmøter
Innbyggere stiller spørsmål; ekspertene svarer. Her er noen tips for å svare på mest mulig, raskest mulig og med høy kvalitet.
Anine Falsen. Kommunikasjonsrådgiver i Vann- og avløpsetaten, Oslo kommune. Gjesteblogger på PR-prat.
Nå i koronatiden har sjangeren nettmøter, allmøter og "Q&A" blitt mer aktuell internt i virksomheter. Også skriftlige nettmøter i nettavisene dukker opp fra tid til annen, med titler som «Ekspertene svarer deg om korona», eller lokale varianter som «Kommunen svarer deg om områdesatsingen». I kulissene holder gjerne en kommunikasjonsperson eller to i organiseringen av det hele.
I prosjektet jeg jobber med i Oslo kommune har vi hatt en rekke nettmøter i lokalaviser for å svare bekymrede innbyggere om våre byggeplaner. Sammen med andre digitale kommunikasjonstiltak har nettavis-møtene blitt en viktig erstatning for fysiske møter. Det har gitt noen erfaringer som jeg synes er verdt å dele.
1) Ha nok fagfolk og hjelpere
Før man i det hele tatt avtaler et nettmøte, må man ha på plass de rette fagpersonene, og sikre seg at de setter av tid i sin travle hverdag. Det kan også dukke opp administrative oppgaver underveis i nettmøter, så det skader ikke å være flere til stede, uavhengig av fagbakgrunn. Erfaringsmessig er det lurt å ha et forberedelsesmøte god tid i forveien, slik at alle vet hva nettmøtet går ut på og hva de forventes å gjøre før, underveis og eventuelt etterpå.
En faktabank med kortfattet, kvalitetssikret og sporbar informasjon er et nyttig verktøy i nettmøter.
2) Lag en faktabank
I prosjektet jeg jobber med har vi etter hvert opparbeidet en faktabank med kortfattet, kvalitetssikret og sporbar informasjon. Dette er et nyttig verktøy i nettmøter, særlig når man har behov for å være enhetlig og unngå forvirring rundt komplekse temaer. En faktabank tar tid å bygge opp, men kan gjøre at man sparer mye tid både i nettmøter og andre situasjoner. Mye er også gjort ved systematisk å samle svar på henvendelser fra publikum og andre.
3) Sørg for god arbeidsfordeling og kvalitetssikring
Svarene publiseres skriftlig og blir ofte liggende søkbart og tilgjengelig. Da er det klart at høy kvalitet og etterprøvbare svar må være et mål. Noen råd:
- Det er ikke tid og sted for svar som dekker A4-sider. Dette bør alle representanter i møtet være kjent med. Skriv kort, og be heller innsenderen om å sende e-post for å få et mer utfyllende svar.
- For å oppnå god kvalitet og arbeidsfordeling, kan et felles dokument som alle jobber i samtidig være en god vei å gå.
- Noen bør ha ansvar for fortløpende å legge inn nye spørsmål i dokumentet.
- En måte å organisere arbeidet på kan være at alle bidrar med hver sine svarutkast som godkjennes av en fagperson. Deretter kan en kommunikasjonsperson se over språk og tone og sørge for publisering.
- Husk å nummerere spørsmålene. Samarbeidet blir lettere når man kan vise til feks spørsmål 38.
Alle svar som er klare før møtet, frigir tid til å svare på nye spørsmål der og da.
4) Svar på spørsmål før møtet
Hvis det er mulighet til å sende inn spørsmål på forhånd, er det lurt å få tak i spørsmålene og bruke litt tid på å skrive svar. Alle svar som er klare før møtet, frigir tid til å svare på nye spørsmål der og da.
5) Gjør en evaluering
Ta en runde med alle som deltok og forhør deg om hvordan det var å stille som fagperson i nettmøtet, og hvordan man kunne forbedret seg til en annen gang. Fikk vi spørsmål som vi ikke fikk besvart, eller er det spørsmål som vi ikke svarte godt på? Har vi fått tilbakemeldinger fra innbyggere?
I det første nettmøtet jeg var med å organisere i år, fikk vi svart på tjue av seksti spørsmål. En del av spørsmålene hadde kommet inn i dagene før nettmøtet startet. Etterpå brukte vi nesten to dager på å svare på de resterende spørsmålene (fagpersonene våre var travle med andre avtaler), mens innbyggere som hadde stilt spørsmål uten å få svar uttrykte frustrasjon på Facebook.
I de neste nettmøtene våre rakk vi å svare på alle spørsmålene innen møtet var slutt. Årsak? Evaluering – med tipsene jeg nettopp har gitt deg som resultat.
PS: Husk nok kaffe, brus og annet påfyll til teamet dersom nettmøtet skal vare lenge!
