Start digitale møter med «Åpen post»
Du kan planlegge for det ikke-planlagte ved å legge inn «Åpen post» i digitale møter. Det kan være en rik kilde til nye, lønnsomme ideer.
Audun Farbrot, fagsjef forskningskommunikasjon og innovasjon ved Høyskolen Kristiania. Fast blogger på PR-prat.
På Høyskolen Kristiania er det fysiske kontoret mitt plassert like i nærheten av kaffemaskinen. Det er for meg den perfekte kontorplassering. Og det er ikke først og fremst fordi jeg, som nordmenn flest, er veldig glad i en god, oppkvikkende kopp kaffe om morgenen.
Området rundt kaffemaskinen er en av organisasjonens viktigste arenaer for ikke-planlagte møter og uformell utveksling av opplevelser, erfaringer og tanker. Det er et arnested for testing, utklekking og utvikling av nye ideer. Det er også et sentralnervesenter for utvikling av sosiale relasjoner, en psykologisk mekanisme som bidrar til at ansatte blir den beste utgaven av seg selv.
I jakten på digitale substitutter for den uformelle, ikke planlagte, jobbrelaterte praten, har jeg introdusert «Åpen post».
Digital kommunikasjon og digitale møter kan aldri erstatte fysiske møter. Kommunikasjon gjennom skjermen er vesentlig fattigere enn kommunikasjon i virkeligheten. Det er vanskelig å digitalisere den ikke-verbale kommunikasjon. Minst like vanskelig er det å digitalisere de spontane, lekne, uformelle og ikke planlagte samtalene.
Friminutt for å dele tanker
I jakten på digitale substitutter for den uformelle, ikke planlagte, jobbrelaterte praten, har jeg introdusert «Åpen post» som første agendapunkt i alle møter som jeg leder. Det skal ikke være et «Eventuelt» til den formelle dagsordenen. Det skal heller ikke være småprat om hva du har gjort på fritiden. «Åpen post» skal være et kjærkomment friminutt der deltakerne inviteres og utfordres til å dele korte, jobbrelaterte historier, opplevelser, erfaringer, oppturer, nedturer, tanker og ideer med kollegene. Som i hjernestorm (brainstorming), skal tankene tas imot med velvilje.
Deltakerne inviteres til å dele korte, jobbrelaterte opplevelser, oppturer, nedturer, tanker og ideer.
Kilde til ideer og impulser
Så langt har erfaringene med «Åpen post» vært utelukkende positive. For det første har «Åpen post» blitt en rik kilde til ideer og utviklingsprosjekter som det kanskje ellers ikke ville ha blitt noe av. Ofte kommer det innspill vi kan gå videre på, og mye kan også kobles til andre punkter i agendaen. «Åpen post» har blitt en naturlig del av alle møter.
Det gir deltakerne et forum der de kan lufte tanker om hva de er opptatt av, med sine kolleger, og få innspill og råd tilbake. Selv opplever jeg å tilbake noen av de impulser og stimuli som de ikke planlagte møtene kan gi.
Så kunne vi ha fryktet at «Åpen post» ble en tidstyv som tok tiden fra viktigere saker. Tiden vi bruker på «Åpen post» varierer, avhengig av hva folk har på hjertet. Men, aldri har jeg opplevd tiden som bortkastet. Og hva er vel viktigere enn å gi dyktige kolleger en arena for å bli sett og hørt? Start møtet med «Åpen post» slik at den ikke risikerer å bli en tilbakevendende salderingspost for andre saker på agendaen.
Hva kreves av ledere?
«Åpen post» er et enkelt virkemiddel for å gjøre medarbeidernes tanker og ideer felles for alle møtedeltakere, som er det kommunikasjon faktisk handler om.
Skal «Åpen post» virke etter hensikten, må ledere være minst like flinke til å lytte til hva medarbeiderne sier, som selv å føre ordet. Det forutsetter også at ledere viser genuin nysgjerrighet, interesse og åpenhet for innspill fra medarbeiderne ved å spørre, kommentere og gi konstruktiv tilbakemelding.
Tenk på, og demonstrer, hvordan du vil følge opp gode forslag og ideer ved å sette dem ut i livet, diskutere det på neste møte, starte opp et prosjekt eller andre konkrete handlinger. Du er nå på god vei til å kapitalisere enda mer på kompetansen og kunnskapen til dine medarbeidere. De er dyktigere enn deg selv på de fleste områder - om du gjorde en god jobb da du ansatte dem.
