Kommunikasjonsråd til tverrfaglig samarbeid
Syv utfordringer i tverrfaglig samarbeid, og hvordan du kan møte disse.
Miriam Follesø. Utdannet retoriker. Fast blogger på PR-prat.
Å jobbe med kommunikasjon innebærer et bredt spekter av oppgaver. Ofte løser vi disse i samarbeid med kollegaer fra andre fagavdelinger. Her er noen råd for samarbeid på tvers, enten du jobber alene med kommunikasjon i virksomheten, i en kommunikasjonsavdeling, eller har kommunikasjon som ditt felt i en tverrfaglig avdeling.
Fordommer
En utfordring som kan gå igjen er fordommer i møte med «kommunikasjon» som fagfelt. Det tar tid å endre oppfatninger som eksempelvis «Nå kommer hun som skal påvirke hvilke ord jeg skal bli sitert på i pressemeldingen» til «nå skal vi ha en faglig diskusjon om ordvalg som tydeliggjør budskapet».
Hvordan få til de beste synergiene og unngå fagspesifikke fordommer? Utforsk, spør, test. «Bryt isen» ved å fortelle om noen tverrfaglige utfordringer du har møtt på i tidligere prosjekter og hvordan dere fant løsninger. Åpenhet og selvironi kan løfte takhøyden for faglig uenighet, uten at det blir friksjon.
Det kan være krevende at en kommunikasjonsrådgiver kommer inn mot slutten av et prosjekt med faglighet og ideer som endrer grunnpremissene i prosjektet.
Nedprioritert kommunikasjon
Det kan være krevende at en kommunikasjonsrådgiver kommer inn mot slutten av et prosjekt med faglighet og ideer som endrer grunnpremissene i prosjektet. En typisk fallgruve er om oppfatningen «kommunikasjon er informasjonsarbeid når prosjektet er klart» finnes på arbeidsplassen. Å møte slike situasjoner med forståelse og velvilje til å bidra, fremfor irritasjon og frustrasjon, fordrer gjennomtenkt bruk av endringskommunikasjon. Målet er å bevege kollegaer fra motforestillinger til begeistring og engasjement - at andre fagavdelinger har god kjennskap til kommunikasjonsmedarbeideres rolle, ansvar og myndighet i virksomheten.
Se begge sider av saken
Tenk på en situasjon der du har møtt motstand fra kollegaer i andre deler av virksomheten. Kan du forstå situasjonen? Om du for eksempel har jobbet med en publikasjon over lang tid og den som skal synliggjøre prosjektet i offentligheten endrer vinkling, bildebruk og korter ned omtalen av prosjektet. Nyansene blir til spissede budskap. Hadde du møtt denne fagpersonen med skepsis eller motivasjon? Antagelig kommer det an på hvilken tillit du har til fagpersonens vurderinger.
«Jeg vet du har jobbet lenge med dette prosjektet og at jeg kommer med andre perspektiver. Hvordan kan vi integrere begges faglige forståelser for å kvalitetssikre formidlingen av budskapet?» Ved eksplisitt å anerkjenne ulikhetene i fagbakgrunn styrkes gjerne den gjensidige forståelsen for eventuelle motreaksjoner.
Manglende tillit
Å bygge en slik tillit skjer sjelden i det siste møtet før prosjektet skal lanseres. Som i andre relasjoner tar det tid, spesielt hvis det ligger et element av konkurranse mellom fagavdelingene, hvem avgjør hvordan prosjektet skal omtales? Om du først er kastet inn i et prosjekt på denne måten har du flere muligheter til å påvirke kollegaers plass i endringskurven. Det betyr kanskje å bytte ut kommunikasjonsfaglige innspill med spørsmål i den første fasen. Hva har dere tenkt her, hvem vil dere nå, hvordan ønsker dere at resultatene i rapporten skal bli oppfattet? Hvorfor? Å vise faglighet gjennom spørsmål kan vekke nysgjerrighet og bevisstgjøring. Starter du med konkrete innspill til justeringer kan det lande som kritikk, selv om det er ment som konstruktive råd.
Målet er at vedkommende skal ønske å koble på kommunikasjonsfaglig kompetanse tidlig neste gang.
Integritet
Å holde igjen faglige råd kan kjennes som å gå på akkord med sin egen integritet. Poenget er at startfasen i relasjon med fagpersoner fra andre avdelinger er sentral for det videre samarbeidet. Lytte, stille spørsmål, vise interesse for deres mål for prosjektet og nå dette i fellesskap er mottagerorientert kommunikasjon snudd mot avsenderen. Målet er at vedkommende skal ønske å koble på kommunikasjonsfaglig kompetanse tidlig neste gang. At fagavdelinger skal se frem til å gi grundige svar til journalister, ikke unngå dette fordi «da må en samarbeide med kommunikasjonsavdelingen».
Kommunikasjonsfolk som meglere
Kommunikasjonsfolk kan fort havne i meglerroller mellom ledelse og fagavdeling, mellom kundens og ansattes behov, mellom intern strategi og ytre kritiske spørsmål. Å manøvrere egen faglighet i dette landskapet er utfordrende uten bred tillit i organisasjonen. De fleste har kanskje god kjennskap til arbeidsoppgavene en kommunikasjonsrådgiver utfører, men forstår ikke bakgrunnen. Hvorfor er det nødvendig med utvalgte talspersoner, hvorfor kan ikke flere publisere på firmaets sosiale medie-kontoer, hvorfor skal det være en kanalstrategi i virksomheten?
Diskutere problemstillinger, bli kjent med hverandres arbeidsmetoder og leveranser.
Fagprat
Også internt i kommunikasjonsfaglige byrå kan tverrfaglig samarbeid være en utfordring. Med flere underavdelinger innen kommunikasjon, som visuell profilering, innholdsproduksjon, marketing, performance, PR, samfunnskontakt, bærekraftsformidling, digital kommunikasjon kan det oppstå lokale forståelser av egne fagtradisjoner som spenner bein på hverandre.
Uavhengig av hvordan din arbeidsplass er organisert - en idé er å samle inn temaer de ulike avdelingene jobber med, se hvordan deres kompetanse kan brukes i møte med kommunikasjonsfaget og invitere til møter. Diskutere problemstillinger, bli kjent med hverandres arbeidsmetoder og leveranser. Når dette skjer uten press fra innleveringsfrister, konkurranse om ressurser og intern synlighet kan gjensidig respekt og forståelse for den andres faglighet vokse frem.
