Kommuniserer du med innbakte forventninger?
Noen formuleringer har innbakte forventninger som nærmest låser muligheten for å si nei. Er det kanskje noe av poenget?
Miriam Follesø. Utdannet retoriker. Fast blogger på PR-prat.
Å forvente at den du spør gjør det du ber om kan være en effektiv form for lederkommunikasjon, da den på indirekte vis kan oppleves autoritær. Formuleringer som «Fint om du skriver et utkast til årsrapporten» er langt vanskeligere å motsi, enn om det stilles et åpent spørsmål: Kan du skrive et utkast til årsrapporten? En skal ha litt guts for å svare «Fint om du spør noen andre da jeg ikke har kapasitet».
Ta dette eksempelet:
«Supert om du booker møterom og sender innkalling før mandagens møte» versus «Kan du booke møterom og sende innkalling før mandagens møte?». Den første setningen begrenser handlingsrommet til å svare «Nei, det rekker jeg dessverre ikke», fremfor den andre som gir rom for å si fra om det ikke lar seg gjøre.
Bevisst strategi?
Det kan være oppgavetildelingen med innbakte forventninger er en strategi for å unngå at mottageren sier nei. Å være tydeligere, ved for eksempel å skrive «Jeg ønsker eller jeg ber om at du skriver et utkast til årsrapporten», fremfor å bake forventningen indirekte inn i teksten, kan bidra til ulike takhøyder i internkommunikasjonen. Er du bevisst hvordan du fordeler eller tar imot oppgaver?
Å gå fra en indirekte måte å kommunisere på, til en direkte kommunikasjon kan gi noen aha-opplevelser og ta tid til å venne seg til.
Om de indirekte formuleringene til å fordele oppgaver blir brukt på din arbeidsplass eller ikke kan være både personavhengig og kulturavhengig. Noen arbeidsplasser har en kultur for svært direkte kommunikasjon, andre mer innpakket. Å gå fra en indirekte måte å kommunisere på, til en direkte kommunikasjon kan gi noen aha-opplevelser og ta tid til å venne seg til. Noen har kanskje opplevd dette i overgang fra det offentlige til det private, fra Norge til utlandet, eller omvendt.
Formuleringer med ulik effekt
Hvorfor ta innover seg disse forskjellene? Fordi hyppig bruk av indirekte kommunikasjon gjerne har et annet etterlatt inntrykk hos mottageren, enn en direkte måte å kommunisere på. Om medarbeidere opplever å motta oppgaver uten å kunne samtykke, kan det appellere til irritasjon over tid fremfor velvilje.
Det blir en slags retorisk kommunikasjonspsykologi, hvilken innbakt effekt vi ønsker å oppnå med det vi kommuniserer i oppgavetildelingen: Er det appell til fornuften, «denne oppgaven er det min plikt å utføre», er det appell til følelsene «jeg kjenner meg motivert til å ta fatt på denne oppgaven» eller appell til lederens karakter «lederen min forventer at jeg gjør dette».
Å låse eller begrense muligheten for å si nei til en oppgave gjør at en potensiell konflikt ikke kommer til overflaten.
Er du en som heller skriver «Les gjerne gjennom teksten og meld tilbake» fremfor «Les teksten og meld tilbake» kan det være ulike intensjoner med hva en ønsker mottageren skal sitte igjen med av oppgaveforståelse og hvilken grad av ydmykhet eller andre dyder en er opptatt av i en kommunikasjonssituasjon. Det kan også ha motsatt effekt, der hyppig bruk av ordet «gjerne» for å myke opp en forespørsel kan synes unødvendig for mottageren om oppgaven uansett må gjennomføres.
En annen variant er ledere som delegerer oppgaver i møter foran andre medarbeidere, med forventninger bakt inn i spørsmålet: «Har du lyst til å skrive referat?». Å svare «Nei, det har jeg ikke lyst til» er antagelig vanskeligere enn om spørsmålet var formulert mer åpent uten forventninger.
Lederkommunikasjon
Kanskje er kommunikasjon med innbakte forventninger noe mange ikke tenker over, da en slik fremgangsmåte kan synes å være lettvinn og attraktiv. Å låse eller begrense muligheten for å si nei til en oppgave gjør at en potensiell konflikt ikke kommer til overflaten. Samtidig kan det gjøre noe med leder-medarbeider relasjonen over tid, spesielt hvis den ansatte er opptatt av handlefrihet og autonomi på arbeidsplassen.
Det kan være en nyttig bevisstgjøring for både leder og medarbeider.
Om du til stadighet opplever å få tildelt oppgaver gjennom formuleringer med indirekte forventninger, er det noe du kan vurdere å ta opp med vedkommende. Det kan være en nyttig bevisstgjøring for både leder og medarbeider.
Kommunikasjonsklima
Det vil være forskjellige tolkninger av hvordan kommunikasjon med innbakte forventninger tas i mot, og apropos kommunikasjonspsykologi og samspillet mellom sender og mottager kan en typisk fallgruve være å havne i et passivt aggresjonsklima. For eksempel: «Supert om du sier fra i bedre tid neste gang du utsetter møtet» fremfor «Kan du si fra i bedre tid om det blir møteutsettelser?»
Det er sjelden fasiter i kommunikasjonsfaglige vurderinger og planer, det samme gjelder i den mellommenneskelige dialogen på arbeidsplassen og hjemme. Derfor kan bevisstgjøringer og samtaler om «metakommunikasjon», kommunikasjon om kommunikasjonen, være en veiledende styrke og synliggjøre eventuelle utfordringer som bremser flyten, enten det gjelder tildeling av oppgaver eller kommunikasjonsklimaet generelt.
