Budskap på kort varsel
Du har kanskje opplevd å ha en tett uke på jobb, med lite rom for ekstra oppgaver. Så skjer det noe uventet som skaper behov for rask respons, basert på kommunikasjonsfaglige råd. Hva gjør du?
Miriam Follesø. Utdannet retoriker. Fast blogger på PR-prat.
Noen kommunikasjonsrådgivere elsker de uforutsette arbeidsdagene når faget blir satt i spill med adrenalin, høyt tempo og tillit til intuisjon, kompetanse og tidligere erfaringer. Andre har det motsatt og vil helst jobbe i et langsiktig, forutsigbart perspektiv, med godt forankrede kommunikasjonsplaner som grunnlag for budskapsutvikling.
Syv råd
Hvordan gå frem, hvis et uventet kommunikasjonsbehov havner på ditt bord? Hva gjør du hvis du skal levere utkast til strategi og budskap innen kort tid?
Gjennom ni år som kommunikasjonsrådgiver har det vært nyttig å ha en fremgangsmåte å lene seg på, faglig, spesielt når tiden er knapp. Her er syv råd, som blant annet bygger på den amerikanske professoren Lloyd F. Bitzers retorikkfaglige modell:
- Kartlegg budskapets retoriske situasjon. Hvilken kommunikasjonssituasjon skal budskapet «løse»? Som kommunikasjonsrådgiver kan en sjelden sette to streker under svaret. Tilpassede råd må vurderes faglig og utformes fra situasjon til situasjon. Strategien du la i forrige uke kan fort være utdatert i et endret samfunnsbilde.
- Hvem er målgruppe for budskapet i den retoriske situasjonen? Om ledelsen svarer «alle som følger bedriften i sosiale medier» kan det bli vel bredt. Lag et forslag til prioritering av primær og sekundær målgruppe, ut fra hvem det er viktigst for arbeidsgiver å nå direkte.
Strategien du la i forrige uke kan fort være utdatert i et endret samfunnsbilde.
Miriam S. Follesø
- Sett mål for «ønsket etterlatt inntrykk». Hva skal mottagerne konkret sitte igjen med, etter å ha mottatt budskapet? Hva er det mest hensiktsmessig at målgruppen fanger opp og hvorfor? Eksempel: «At ansatte opplever seg sett og inkludert av arbeidsgiver, før informasjonen om nedbemanning offentliggjøres.»
- Et tredje poeng i Bitzers modell, er å få oversikt over «ytre omstendigheter», ulike forhold som kan påvirke den retoriske situasjonen budskapet skal formidles i. Uavhengig av om det er en intern eller ekstern sak, gjør en rask screening av mediebildet eller be en kollega om støtte til dette. Er det noe i nåværende samfunnsdebatt, i kommentarfelt i nettaviser eller sosiale medieprofiler, som kan påvirke hvordan budskapet blir mottatt, positivt eller negativt? Hvorfor? Hvis det er sannsynlig at et eventuelt internt budskap blir offentlig, hvordan håndtere dette?
- Justér budskapet ut fra kanal. Som professor og filosof Marshall McLuhan skrev: «The medium is the message». Treffer budskapet mest hensiktsmessig i en pressemelding, via e-post, i et TV-intervju, på radio, eller gjennom et innlegg på sosiale medier? Hvordan påvirker kanalen formidlingen av innholdet?
- Uansett om budskapet skal fremføres muntlig eller formidles skriftlig, les det høyt for deg selv før du leverer forslaget. Luk ut tungt språk og del opp lange setninger. Må du trekke pusten når du leser, eller scrolle opp og ned i et avsnitt, betyr det ofte at det mangler et komma eller et punktum.
- I dagens digitale verden er den visuelle fremstillingen ekstra viktig. Velg aktuelle bilder som kan forsterke innholdet i budskapet. Skaff gjerne nye bilder om det er mulig. Klisjeen med et kjedelig portrettbilde av organisasjonens talsperson, kan punktere budskapets effekt. Hva er mottagernes visuelle behov i kommunikasjonssituasjonen? Hva kan billedlig bidra til at mottager oppfatter budskapet raskere og sterkere?
Kvalitetssikring
Denne listen kan selvsagt utvides. Poenget er å gi innspill til rask budskapsutvikling ved uventede situasjoner. Er du så heldig å jobbe i en større kommunikasjonsavdeling, kan disse punktene fordeles på flere. Det gir en annen kvalitetssikring enn om du blir sittende alene med utformingen.
Hvorfor dele en slik fremgangsmåte? Listen over handler om bevisstgjøring og faglig forankring. Synliggjøre for utenforstående hvorfor kommunikasjon er et eget fag. Gjør en tett arbeidsuke lettere, ved uforutsette behov for hurtige kommunikasjonsfaglige råd!
