- Det vi ønsker skal bli varig, må vi forandre*

Jeg snakker ofte om endringskommunikasjon. Behovet for endringer er der alltid, i større eller mindre grad, og bedrifter må utvikle seg i takt med samfunnet rundt seg.

Noen endringer er små og påvirker kun en gruppe, mens andre endringer er definerende for en virksomhet og omfatter alle. En viktig internkommunikasjonsoppgave for oss i Vy og andre organisasjoner er å forberede organisasjonen på endringer. Medarbeiderne som skal gjøre noe annerledes, må forstå hvorfor. De må vite hva som skal skje, hvordan det påvirker dem og hva de skal bidra med for at de skal kunne ønske å være med på forandringene.

En evighetsmaskin

Siden Jernbanereformen i 2015 og den påfølgende konkurranseutsettingen av togkjøringen i Norge, har vi i Vy jobbet systematisk med effektivisering og forbedring. Vi har kuttet kostnader, utviklet nye tilbud til kundene og økt antall reiser med Vy og dermed også inntektene. Ingen maskiner varer evig, men virksomheter som hele tiden forandrer og forbedrer seg, kan ha livets rett også i møte med nye konkurranseforhold, utfordringer og innovasjon.

Hvorfor vi må endre oss

Frem til 3. mars i år fryktet vi at vi skulle miste ansvaret for over halvparten av togkjøringen på Østlandet, til Flytoget. Årsaken til det var at selv om dagens regjering ville stoppe konkurranseutsettingen av togkjøring i Norge, besluttet de at begge de to statlige togselskapene, Vy og Flytoget, skulle få mulighet til å forhandle om det Vy har ansvaret for i dag. I praksis ville det bety at vi kunne ende opp med å miste mye av det vi har ansvar for i dag, mens Flytoget hadde mulighet til å vokse til å bli Norges største togselskap.

I den situasjonen var det enkelt for alle å forstå hvorfor vi måtte endre oss. Men så ble det klart at vi får kjøre alle togene på Østlandet, fordi vi presenterte det beste togtilbudet til kundene til den laveste prisen for samfunnet. Det var det god grunn til å feire, og mange i Vy trakk nok et lettelses sukk.

Vi var forberedt på at mange ville tenke at endringsbehovet ikke er så stort hvis vi vinner hele Østlandet. Derfor snakket vi mye i høst om at endringer må til uavhengig av dette, for de nye togavtalene stiller svært høye krav til oss. Det gjør at mange nå er godt forberedt. Vi er i gang med å fortelle hva vi har lovet i tilbudet vårt og hva det i praksis betyr for oss. For i Kotters kjente 8 stegs-modell for vellykkede endringer, er dette det viktige første steget. Det kan vi ikke hoppe over, skal vi lykkes.

Noen popper aldri

Når jeg møter motstand i endringsarbeid, tenker jeg alltid på en metafor jeg ble fortalt for mange år siden. Den går omtrent sånn: Tenk på en endringsprosess som å poppe popcorn: Utsett alle maiskornene (eller medarbeiderne) for god oppvarming. Noen vil poppe raskt, de som løper foran og alltid er entusiastiske. Deretter popper massene, 70 prosent av gjengen. Mot slutten popper kun en her og der og da er det på tide å skru ned varmen. De motstridige som ikke vil, har nemlig evnen til å forurense alle de andre sånn at alle popkornene smaker svidd. Ja, de lager rett og slett dårlig stemning i gjengen. Derfor: Stopp i tide og aksepter at noen aldri popper. Bruk heller tiden på massene. For endringene de kommer, og de som ikke vil endre seg får tenke seg om. Enten blir de med likevel, eller så finner de seg noe annet å gjøre.

Involvering og hjelp

Trenger man ekstra hjelp til å gjennomføre endringer, står konsulentene i kø med spill og programmer for å skape forståelse og oppslutning om endringene. Min erfaring er likevel at en enklere og mye rimeligere løsning fungerer vel så godt: Søk råd hos dyktige kommunikasjonskollegaer i andre bedrifter, snakk med ledere og tillitsvalgte for å få gode innspill og ikke minst, bruk egne kommunikasjons- og HR-kollegaer til å kle lederne godt på slik at de forstår og tar eierskap til det som skal skje. For det er dé som skal gjennomføre endringene, sammen med medarbeiderne. Og det er i gjennomføringen det virkelige slaget står.

*Sitatet i tittel er rappet fra Bill Clinton