Verden ble snudd på hodet
Om internkommunikasjon i koronaens tid. La oss lære av dette ukjente som vi står foran.
Mandag forrige uke gjorde Lånekassen de siste forberedelser til et første besøk av ny statsråd i Kunnskapsdepartementet, minister for forskning og høyere utdanning, Henrik Asheim. Tirsdag fikk vi forsiktige signaler på hvordan koronaviruset ville komme til å påvirke oss. Før statsråden ankom Lånekassens kontorer på Økern, fikk vi en vennlig henstilling fra departementet om å avstå fra å håndhilse. Til møtet med ledergruppen og de tillitsvalgte brukte vi det største møterommet slik at vi ikke skulle sitte veldig tett, og vi loset Asheim baktrappen opp til kantinen hvor mini-allmøtet skulle være.
Da var vi alle litt brydd over disse tiltakene – det føltes uvant å ikke skulle ta hverandre i hånden. På kvelden kom de første anbefalingene om å bruke hjemmekontor og unngå kollektivtransport i rushtiden. Onsdag var verden snudd på hodet. Det lille allmøtet vi hadde tirsdag, ville ikke blitt gjennomført dagen etter. Onsdag kom helsemyndighetene med langt strengere retningslinjer, og torsdag ble det ytterligere strammet inn. De mest inngripende tiltak landet har opplevd i fredstid. Hver og en av oss står i en ukjent situasjon, og må ta felles ansvar som samfunnsborger, medmenneske og arbeidstaker.
Tidlig informasjon
Da min sjef, administrerende direktør Nina Schanke Funnemark, ringte meg tirsdag kveld den uken for å rådføre seg om vi burde få ut informasjon til alle ansatte sporenstreks, må jeg innrømme at jeg nølte. Heldigvis landet hun på å legge ut en melding til alle ansatte på Yammer, vårt sosiale nettverk i Lånekassen, allerede den kvelden. Det bidro til at ansatte forsto at noe var på gang, og at øverste leder var på ballen. Vi satte krisestab onsdag morgen. Tillitsvalgte og hovedverneombud ble invitert til å delta med en representant. De første medarbeiderne ble sendt hjem i løpet av onsdagen. Torsdag var store deler av virksomheten drevet fra kjøkkenstoler og sofaer, og fredag var det bare noen veldig få ansatte på Lånekassens kontorer Oslo, Trondheim, Stavanger, Ørsta og Bergen.
Lederblogg og samleside
Lånekassen har et lite og fragmentert kommunikasjonsmiljø fordelt på fire enheter. Vi etablerte derfor et eget team for koordinering, raske beslutninger og delegering av oppgaver ledet av kommunikasjonsdirektør. Alle som jobber med kommunikasjon i Lånekassen bidrar. Det har fungert veldig bra. Vi har kun brukt de interne hovedkanalene til ansatte. Informasjon til lederne som skal ut i linjen blir derimot sendt på e-post. Vi har løpende nyheter på intranettet og laget en samleside for mer varig praktisk informasjon og Q&A. Vi opprettet også en egen e-postadresse for å få innspill og spørsmål fra ansatte. I tillegg er det veldig verdifullt å ha en lederblogg hvor øverste leder kan snakke direkte til alle ansatte og bidra til samhold og motivasjon. Hjerne, hjerte og hender: Hva skjer og hva gjør vi – og dette skal vi klare sammen!
Forståelig og oppdatert
Lånekassen klarer ikke å få til ideelle løsninger for alle ansatte fra første stund. Å jobbe på bærbar PC uten ekstern skjerm og tastatur, kan være slitsomt. Noen har ikke trådløst nett hjemme og må styre med lange kabler og annet praktisk plunder. Målet er få best mulig løsninger for flest mulig, men vi forsøker å skape forståelse for at det kanskje ikke ordner seg med én gang. Her er det viktig at leder og medarbeider har god dialog, nærmeste leder vil alltid være viktigste brikke i god ansattkommunikasjon. For mange med små barn som nå er hjemme fra barnehage og skole, er det krevende å klare å jobbe ved siden av. Her må vi vise gjensidig raushet for hverandre. Hvis vi alle er fleksible og vi alle gjør så godt vi kan, skal vi nok klare å holde hjulene i gang.
Lånekassen ønsker å bidra til størst mulig forutsigbarhet for studenter i en vanskelig situasjon. Det er ikke alle spørsmål vi har et klart svar på ennå, men vi jobber løpende med å identifisere behov og finne løsninger. Kunnskapsdepartementet og Lånekassen samarbeider for å ta vare på elever og studenter.
Vi oppfordrer alle våre ansatte til å følge med på de råd og retningslinjer som løpende gis fra helsemyndighetene. Lånekassen kan ikke ta ansvar for denne viktige helse-informasjonen. Vår oppgave er å gi best mulig informasjon knyttet til arbeidssituasjonen. Ambisjonen er å gi forståelig og oppdatert informasjon om hvordan ansatte kan forholde seg for at de selv og kollegene får en best mulig arbeidshverdag, og at vi samtidig klarer å ivareta samfunnsoppdraget vårt og sikre tjenestene til kundene.
Erfaringsdeling
Midt oppe i det hele skal hovedkontoret flytte fra Økern til Helsfyr i påsken, og noen måtte pakke med seg alle tingene sine i hui og hast. Som en av mine medarbeidere med lang fartstid på Økern uttrykker det: – Det er jo en rar ting – etter snart 11 år i bygget. Føles jo nesten som man i all bråhast bestemte seg for å flytte fra mann og barn; «skal bare hente tinga mine».
Instruktive og tydelige budskap om hvordan ansatte skal forholde seg – og god kommunikasjon internt for å bidra til samhold, trygghet og forutsigbarhet – tror jeg blir viktig i tiden fremover. Nå er det en forsiktig optimisme. Det blir en mer krevende oppgave å holde motet oppe når vi for alvor ser konsekvensene av den situasjonen vi står opp i.
Jeg ser frem til at vi kan dele erfaringer i kommunikasjonsfamilien fremover. Vi er dessverre bare i starten av annerledessituasjonen, men dette skal vi klare sammen!
