Digital arbeidsglede i koronaens tid
Utlendingsdirektoratet (UDI) skulle rulle ut mobil arbeidsplass til alle ansatte denne våren. Utstyret var kjøpt inn og planene klare. Men før vi rakk å sette i gang, var en ansatt i brukerstøtte smittet av korona og hele enheten i karantene.
Ingeborg Grimsmo, kommunikasjonsdirektør i UDI. Gjesteblogger på PR-prat.
Heldigvis har vi i UDI erfaring med å snu oss rundt når det gjelder. Og jeg er imponert over den mobiliseringen vi fikk til på kort tid, slik at alle i løpet av en drøy uke fikk hentet ut PC’er som gjør oss i stand til å jobbe hjemmefra.
Hele ledelsen i karantene
De neste som ble satt i karantene var direktørgruppa. Ett møte, en smittet og hjemover det bar. Dagen etter ble alle barnehager og skoler stengt, og dermed ble også alle andre bedt om å holde seg hjemme.
Koronaviruset skal vi ta på største alvor, og konsekvensene av at Norge stenges ned kan bli veldig store for mange, ikke minst for private bedrifter. Jeg vil allikevel trekke frem et mulighetsrom som nå er til stede for oss som jobber i det offentlige med kontorbaserte arbeidsplasser. Nå blir vi tvunget til å ta i bruk de enorme mulighetene som ligger i de nye digitale løsningene. Noe jeg tror ville tatt mye lenger tid uten denne krisen.
Nye digitale muligheter
I UDI innførte vi Office 365 for et par år siden. Vi døpte prosjektet digital arbeidsglede, og de fleste er nå godt i gang med å bruke Teams, arbeidsrom og noen av de andre mulighetene som ligger i pakken. Allikevel er det bare en avdeling hos oss som aktivt har brukt Teams til møtevirksomhet frem til nå. Det er naturlig nok Region- og mottaksavdelingen, som har ansatte og ledere over hele landet.
Det første Teams-møtet i strategisk beredskapsgruppe ble lettere kaotisk, det skal innrømmes. Men med noen gode råd fra de som har gjort dette før, ble vi raskt flinkere til å holde struktur og styre ordet. Etter hvert erfarte vi at dette nesten fungerer like godt som et fysisk møte, og kanskje mer effektivt hvis vi gjør det riktig.
Flytting og valg av løsninger
UDI skal flytte til nye lokaler over nyttår. Da blir det åpne landskap og fleksibel arbeidsplass i tråd med den nye normen. Vi har ennå ikke helt landet hvordan løsningen skal bli. Skal vi rydde pulten hver dag og sitte hvor vi vil innenfor området vårt, eller skal vi ha faste plasser? I hvor stor grad skal ansatte selv kunne velge å jobbe hjemmefra?
Dette er krevende diskusjoner som skaper usikkerhet og uro både hos ansatte og ledere uten erfaring med dette. Denne lyninnføringen av hjemmekontor som kom med koronaviruset, tror jeg vil hjelpe oss til å ta noen viktige beslutninger for en mer moderne arbeidsplass.
Og så håper jeg mange vil oppleve digital arbeidsglede i ukene som kommer. Fra mitt hjemmekontor i karantene kan jeg i alle fall kjenne på denne gleden, enn så lenge. Men det skal også bli fint å komme tilbake til nærkontakt med gode kolleger, når samfunnet etter hvert går tilbake til normalt.
