Prioriter interne kanaler

Stadig oftere kommer jeg over interne budskap til ansatte som blir publisert i eksterne kanaler som for eksempel LinkedIn. Har du også lagt merke til det? Hva kan være årsakene? Enten det er reklame for nytt lunsjrom, informasjon om nye kunder eller takk for innsatsen i året som har vært, kan det å prioritere eksterne kanaler miste effekten av et intranett, Teams-grupper, e-post og verktøy som «Slack».

Vanner ut effekten

Å poste interne budskap eksternt blander sammen målgruppene, da personer som følger organisasjonens profil eller merkevare, men selv ikke jobber der, indirekte blir ekskludert i budskapet. Videre vanner det ut effekten av de interne kanalene arbeidsgiver har bygget opp. Hvorfor følge med der hvis det kommer interne hilsener og beskjeder i sosiale medier istedenfor? Hvor mange kanaler har en ansatt i gjennomsnitt kapasitet til å følge med på?

Misforstått bruk

Det kan være mange grunner til at bedrifter velger eksterne kanaler for interne budskap, kanskje ser de at det er flest ansatte som er følgere. Kanskje mangler arbeidsgiver en god nok intern kanal eller tilstrekkelig programvare som når frem til bredden av ansatte. Eller kanskje er ønsket at ansatte skal være med å lage engasjement med deling og ytringer i kommentarfelt, «Godt nytt år til deg også, Kjell!» Men for hvem? Med hvilken effekt?

Ser inn fra utsiden

For hva er interessen for interne budskap hos eksterne målgrupper, annet enn at en står på utsiden og kikker inn, uten å kunne de interne kodene? I beste fall kan det virke som «employer branding», at potensielle jobbsøkere ser budskapene ment for ansatte og ønsker å være en del av fellesskapet på sikt. Samtidig kan det undergrave behovet ansatte kan ha for å være en del av en intern gruppe, der informasjon kommer eksklusivt fordi en er ansatt, og ikke er «åpen for alle».

Oppdatering om nyheter

Eksempler på å bruke internkommunikasjon som strategisk virkemiddel er arbeidsplasser som evner å holde ansatte orientert internt om nyheter, før de sprekker i media. Dette gjelder kanskje spesielt i endringskommunikasjon og ved større hendelser, der det sjelden er en høydare å lese siste nytt om egen arbeidssituasjon i avisa først. Hva om du som ansatt fikk en «heads up» på mail først om en nyhet som skal til NTB, ville det øke din motivasjon til å dele innholdet?

Opplevelse av tilhørighet

For større bedrifter kan det være en illusjon å få til å orientere internt først uten at det lekker. Men - om innholdet i nyheten er publisert internt først, om så bare en time før det ligger åpent for alle, kan det ha en positiv effekt. Hvorfor? Det kan forsterke ansattes opplevelse av tilhørighet, av at informasjon er makt og deling av den betyr noe, der det faktisk nytter å følge med i interne kanaler. Samtidig kan det virke motsatt: Om versjonen av nyheten på intranett gir lite, mens journalisten som skriver om saken har med masse nyttig informasjon, forsvinner verdien i å inkludere de ansatte med å spre nyheten internt først.

Referansegruppe

En effektiv måte å bruke internkommunikasjon som et strategisk virkemiddel kan være

1) Å sette seg selv i mottagerens sted: Hva trenger den ansatte her, hvilken situasjon/kontekst leser de nyheten i, og er det som formidles troverdig? Og/eller hvis tid i forkant:

2) Ha en tilgjengelig uformell referansegruppe med et mangfold av ansatte, gjerne 10-12 personer en kan sparre med på kort varsel. Dette for å få kritiske blikk og innspill på hvordan et budskap skal formidles til alle og i hvilken rekkefølge.

Forskjellige behov

Kanskje tenker du at det kritiske blikket er kommunikasjonsavdelingens oppgave. Men hvor ofte speiler disse avdelingene bredden av ansatte der du jobber? Dette er kanskje spesielt viktig innen endringskommunikasjon, der en ansatt som primært har hjemmekontor, en ansatt i utlandet og en ansatt på en oljeplattform eller ute på patrulje kan ha nokså ulike behov for internkommunikasjon - og ikke minst forskjellige vaner for å få med seg informasjon fra arbeidsgiver.

Ressursbruk

Helt tilslutt, disse betraktningene og rådene kan være kunstige i uoversiktlige kriser eller andre situasjoner der det verken er ressurser eller anledning til å kommunisere internt først, eller bygge opp en helhetlig intern kanal. Men kanskje akkurat da, eller i evalueringen etterpå kan det være verdt å stille spørsmålet: Blir ressursene for internkommunikasjon brukt riktig? Samhold og opplevelse av tilhørighet blant ansatte kan forebygge frustrasjon og er i seg selv en verdi.