Knallstart som kommunikasjonsrådgiver
Er du fersk kommunikasjonsrådgiver? Eller har du en ny leder du skal gi kommunikasjonsråd til? Før kjennskap og tillit er på plass, kan det være utfordrende å nå gjennom med faglige innspill. Her er fem tips til å komme raskt i gang.
Miriam Follesø. Kommunikasjonsrådgiver i Politiets utlendingsenhet. Utdannet retoriker. Blogger fast på PR-prat.
1. Følg lederens møter
Spør lederen du skal gi råd til om du kan få følge vedkommende på fem ulike møter, digitale og fysiske, interne og eksterne. Det gir nyttig innsikt i lederens kommunikasjonsstil, møteledelse, språkbruk, kroppsspråk, samtidig som det gir deg en pekepinn på hvordan møtedeltagerne tar imot lederen, kommunikasjonsklima, tilbakemeldingskultur med videre.
Hvis lederen orienterer møtedeltagerne innledningsvis om hvorfor du er med som observatør, unngår du at det oppstår usikkerhet. Indirekte kan din tilstedeværelse i møtene også gi en strategisk synlighet av kommunikasjonsfagets plass på arbeidsstedet, og være en døråpner for tverrfaglig samarbeid med andre ansatte.
Refleksjonene og observasjonene du gjør deg underveis blir et startgrunnlag for å gi kvalifiserte råd. Både fordi du effektivt får innblikk i hvordan lederen kommuniserer, og fordi møtene gjerne omhandler faglige temaer du kanskje skal bidra med å formidle til for eksempel journalister, kunder, følgere på sosiale medier eller ansatte i andre deler av bedriften. Oppnår du en bredde i kjennskapen til arbeidsstedet de første månedene i ny jobb er det ofte lettere å ta kontakt med de ulike fagavdelingene, prosjektansvarlige eller kundebasene i etterkant.
Selv om innholdet i observasjonene kan virke grunnleggende for kommunikatører, kan det være nyttig læring for personer som ikke har studert vårt fag.
2. Sett ord på mulige endringer
Trekk ut det viktigste fra kommunikasjonen du har fått med deg i møtene og lag en kort oppsummering av kommunikasjonssituasjonen nå. Del gjerne notatet i to med "hva fungerer godt" og "innspill til mulige endringer".
Unngå å dele for mange nye ideer med en gang. Lag en plan og se hvilke forslag til endringer du kan lansere gradvis. Kanskje noen av endringene som virker kloke nå, virker annerledes når du har kommet mer inn i rollen? Samtidig er verdien av utenfrablikket og nye perspektiver ofte svært verdsatt hos arbeidsgiver.
3. Se til kommunikasjonsstrategien
Bruk organisasjonens / bedriftens kommunikasjonsstrategi som styringsverktøy for å se om lederen kommuniserer i tråd med vedtatte mål. Viser erfaringene fra møtene at det har skjedd en utvikling siden kommunikasjonsmålene ble laget? Må strategien oppdateres? Har du observert støy i lederkommunikasjonen som tar fokuset vekk fra målene? Er det forskjeller på intern og ekstern kommunikasjonsstil som kan bevisstgjøre ledelsen?
4. Still spørsmål
Når møtene er overstått og inntrykkene er faglig vurdert kommer iverksettelsen, å invitere lederen til en samtale om kommunikasjonsfaglige funn.
Som ny er det ekstra viktig å stille spørsmål og unngå bastante konklusjoner om kommunikasjonen som er observert. Bruk eksempler fra møtene og spør hva som er tanken bak personens kommunikasjonsvalg.
"Interessant å se hvor effektive møtene er. Samtidig er det få tilbakemeldinger fra deltagerne - kunne det være en idé å stille et spørsmål i starten av møtet, for en tidlig aktivisering?"
Eventuelt mer avanserte spørsmål, dersom arbeidsstedet for eksempel jobber med utsatte grupper:
Du bruker metaforer som å "skyte inn noe", "slå et slag for" og "knuse rekorder". Dette er uttrykk som er vanlige i dagligtalen, men som indirekte kan assosieres med voldelige handlinger. Er det andre, mildere uttrykk det kan være aktuelt å bruke?
Unngå å dele for mange nye ideer med en gang.
5. Bevisstgjør sterke sider
Det er lurt å anerkjenne det som allerede fungerer bra. Det gir motivasjon og kan bevisstgjøre styrker i lederkommunikasjonen som lederen selv kanskje ikke har reflektert over.
De fleste kommunikasjonsjobber har oppdragsgivere med andre fagbakgrunner enn kommunikasjon. Selv om innholdet i observasjonene kan virke grunnleggende for kommunikatører, kan det være nyttig læring for personer som har ansvar for å formidle budskap daglig i sine jobber, og som ikke har studert vårt fag.
Det analytiske blikket kan langt på vei gi muligheter for nye tverrfaglige samarbeid, øke kommunikasjonsfaglig forståelse hos ledelsen og bidra til kommunikasjonsråd som gir resultater.
