Slik lykkes du med internkommunikasjon
Internkommunikasjon er mye mer enn et intranett med nyheter og driftsmeldinger. Du som kommunikatør må vise hvordan god kommunikasjon internt kan brukes for at virksomheten skal nå sine mål. Her er ti råd på veien.
Astri Kamsvåg. Seniorrådgiver, kommunikasjons- og markedsavdelingen, Norges Handelshøyskole. Gjesteblogger på PR-prat.
Mange virksomheter har ikke klart for seg hva internkommunikasjon er. Ikke minst trenger virksomhetene større bevissthet rundt ledernes ansvar i kommunikasjonen internt.
Her er ti tips:
1. Snakk om internkommunikasjon
Fordi internkommunikasjon er et ullent begrep, kan det være lurt å begynne å snakke om det. Dette er din oppgave. Bruk ordet i situasjoner der det er relevant, og sett det gjerne som overskrift på prosesser du er med på. Og husk: Kommunikasjon skal være toveis - altså må du legge til rette for innspill, kommentarer og tilbakemeldinger.
2. Ta internkommunikasjon på alvor
Bruk de samme kriteriene når det gjelder nyhetsverdi, kontekst, tidspunkt, kvalitet og virkemidler i den interne som i den eksterne kommunikasjonen. Når du tar internkommunikasjon på alvor, smitter det lettere over på de andre i virksomheten.
Sannsynligheten er stor for at ingen har tenkt på hvordan vedtakene skal kommuniseres internt.
3. Gjør møtepapirene tilgjengelige
Mange virksomheter har åpenhet som en av verdiene sine, og offentlig sektor er pålagt å kommunisere åpent med ansatte. Et enkelt tiltak er å gjøre dagsorden, sakspapirer og referat fra møter i styret, ledergrupper og sentrale utvalg lett tilgjengelig for ansatte, for eksempel på intranettet. Ikke alle kommer til å lese det, men åpenhet bygger tillit til ledelsen.
4. Finn de gode sakene!
Les møtepapirene: Hva står på dagsorden til neste styremøte, og ikke minst: Hva ble vedtatt sist? Det er her du finner gullet ditt fordi det er disse organene som fatter beslutninger og staker ut kursen for virksomheten. Sannsynligheten er stor for at ingen har tenkt på hvordan vedtakene skal kommuniseres internt. I tillegg må du ha god kontakt med de tillitsvalgte. De har ofte god oversikt over prosesser, stemninger og når det er rett tidspunktet for å gå ut med en sak. Slik får du et stort stofftilfang som du kan fylle de interne kanalene med.
5. Allier deg med HR-avdelingen
HR-avdelingen sitter ofte på en gullgruve av saker for deg som har ansvar for internkommunikasjon. Skal virksomheten gjennomføre en arbeidsmiljøundersøkelse eller lansere en ny personalpolitikk? Sørg for å komme i dialog med HR-avdelingen tidlig i prosessen, og samarbeid om å lage en kommunikasjonsplan som sikrer prosjektet suksess i form av høy svarprosent eller velvilje.
6. Gjør jobben lettere for mellomlederne
Mellomledere er ikke alltid klar over sin egen rolle som kommunikasjonskanal, rett og slett fordi det ofte ikke er fokus på det (verken i utdanningen, ved ansettelsen eller i virksomheten). De kan lett glemme at de har ansvar for å bringe saker fra ledelsen ut i organisasjonen, og fra sine ansatte til ledelsen. Hvis du kommer på banen i viktige saker og lager kommunikasjonspunkter for dem, gjør du jobben deres lettere. Eller du kan lage en presentasjon som de kan bruke i enheten sin, og utstyr dem med svar på spørsmål som de kan forvente å få fra sine ansatte. Disse verktøyene kan gjøre at lederne føler seg tryggere i møtet med de ansatte, og de ansatte opplever at kommunikasjonsbehovet deres blir godt ivaretatt. Slik blir det vinn-vinn for begge parter.
7. Se kanalene i sammenheng
Hvor, når og fra hvem skal ansatte høre om en sak først? Er det på et allmøte eller i en videoblogg fra toppleder? Fra nærmeste leder? Eller via intranett, internmagasin, nyhetsbrev eller epost? Bruker du flere kanaler for å få fram en sak, når du flere mennesker. Og får de ansatte høre om samme sak i flere kanaler, oppfatter de at den er viktig og de får god innsikt i den. Det er din oppgave å ha et bevisst forhold til hvilke saker som passer best ansikt til ansikt, som video eller på epost i virksomheten der du jobber. En helhetlig og gjennomtenkt kanalstrategi er nøkkelen for å lykkes med internkommunikasjon.
At alle får budskapet til samme tid gjør at dere unngår korridorpraten og ryktebørsen.
8. Kommuniser samme budskap fra samme kilde til alle samtidig i viktige saker
Har dere en nyhet som berører mange og som alle må vite om? For å sikre at budskapet ikke endrer seg på veien fra toppleder via kanskje flere nivåer av mellomledere og ut til de ansatte, er det nødvendig at det er én person som formidler det. Da blir informasjonen presis. At alle får budskapet til samme tid gjør at dere unngår korridorpraten og ryktebørsen. Skal mellomlederne være kommunikasjonskanalen, kan det lett skje at de ikke legger avdelingsmøtene sine til samme tid og at de uforvarende tolker budskapet ulikt. Også i slike tilfeller må de ulike kanalene ses i sammenheng.
9. Det interne nyhetsbildet skal gjenspeile de strategisk viktige sakene
Lag oversikter ved årsslutt over hvilke saker som har vært på dagsorden i de ulike interne kanalene og vurder: Er det de ‘rette’ sakene? Hvis sakene dere har hatt fokus på i de interne kanalene ikke gjenspeiler det virksomheten egentlig har vært opptatt av i året som gikk, kom i gang snarest med å sørge for at inneværende år skal gjøre det.
10. Gjør internkommunikasjon til en integrert del av virksomheten
Beviset på at du har gjort en god jobb er at ledere og andre enn deg selv begynner å tenke på internkommunikasjon som en integrert del av jobben sin. Dette er et av kjennetegnene på en sunn virksomhet når det gjelder kommunikasjon. Det tar tid å innarbeide gode rutiner for internkommunikasjon, og det krever systematisk strategisk arbeid av deg. Det betyr ikke at du får mindre å gjøre, men at jobben blir enda mer interessant.
