Åpenhetsprisen 2021 til Gjerdrum kommune
Gjerdrum kommune får Åpenhetsprisen 2021 for sin åpenhet fra første stund, da krisen rammet i romjulen i fjor. Her forteller ordføreren hvordan de løste krisekommunikasjonen i en kommune som har én kommunikasjonsansatt.
Åpenhetsprisen deles ut av Kommunikasjonsforeningen for å berømme åpenhet i kommunikasjonsfaget. Tidligere vinnere er blant annet FHI, Hydro og Oslo tingrett.
- Å få en slik anerkjennelse for vår håndtering av denne forferdelige og krevende hendelsen er stort. Alle kommunens ansatte som har stått sentralt i arbeidet med skredet, er stolte av å motta denne prisen, sier Gjerdrum-ordfører Anders Østensen (bildet over) i et intervju med Kommunikasjon.
Han mottok Åpenhetsprisen i dag, på Høstseminaret i regi av Kommunikasjonsforeningen.
«Gjerdrum kommune får Åpenhetsprisen for å ha fremmet forbilledlig åpenhet i en krisesituasjon. Gjennom god og tilgjengelig informasjon har de vist hvordan krisehåndtering og åpenhet henger sammen for å skape tillit i befolkningen og offentligheten under en krise», står det i uttalelsen fra juryen, som har vært ledet av Janne Stang Dahl (bildet over), kommunikasjonsdirektør i Datatilsynet.
Vi hadde ikke lagt en strategi for åpenhet og innsyn.
Hadde ingen strategi for åpenhet
Leirskredet i Ask i Gjerdrum natt til 30. desember 2020, der tapene av menneskeliv og ødeleggelsene var store, var ikke noe kommunen var forberedt på eller hadde øvd på, selv om de hadde hatt sine kriseøvelser.
- Hadde dere diskutert dette med åpenhet i kriser, før denne store krisen traff deres lille kommune?
- Jeg må svare nei på det, sier Anders Østensen (Ap), som er ordfører i en kommune med 7000 innbyggere og én ansatt som til daglig jobber med kommunikasjon.
- Vi hadde jobbet med å planlegge for kriser i forkant, men vi hadde ikke evnet å se for oss en krise av en sånn dimensjon. Vi hadde heller ikke lagt en strategi for åpenhet og innsyn, sier Østensen.
- Hvordan ble så beslutningen om full åpenhet tatt?
- Det var jeg som begynte å håndtere media den morgenen det skjedde, og jeg skjønte fort at vi ikke var rustet for å håndtere alt informasjonsbehovet rundt dette. Vi begynte med en gang å svare åpent og ærlig. Vi tenkte at det var naturlig å forholde oss slik til omverdenen og at det var det som ble forventet av innbyggerne våre og alle andre. Når sånt som dette skjer, opplevdes det naturlig for meg som ble intervjuet å snakke om hva vi tenkte og hva vi sto i, sier Gjerdrum-ordføreren.
Tilgjengelig hele tiden
Juryen har vektlagt kommunens vilje til å være sterkt på tilbudssiden, til tross for de små kommunikasjonsressursene. Kommunen pekte raskt på årsaken til den tragiske hendelsen, og ordføreren var tilgjengelig for presse og publikum hele tiden.
- Vi følte oppriktig at det ikke var noe å legge lokk på. Vi tenkte at hvis det var noe vi kunne bidra til for at ikke dette skjedde på nytt, så skulle vi gjøre alt vi kunne for det. Så å være åpne om alt vi har gjort var helt nødvendig, sier Østensen.
Han forteller at de slett ikke var redde for at kritikkverdige ting ville kunne avdekkes gjennom at de var åpne. De var derimot innforstått med det kunne skje.
- Vi tenkte som så at det vi eventuelt hadde gjort som ikke var bra nok eller blitt gjort feil, har ikke skjedd med vrang vilje. Og rapporten i etterkant har vist at ting kunne vært gjort annerledes, sier ordføreren.
Vi følte oppriktig at det ikke var noe å legge lokk på.
- Hvordan la dere opp kommunikasjonsarbeidet da krisen skjedde?
- Jeg begynte å svare på mediehenvendelser samme morgen og telefonloggen min viser at jeg hadde 30 anrop mellom 07.00 og 08.00 på ulykkesdagen. Den første dagen var det ikke mye annet jeg rakk enn å svare mediene, forteller ordføreren.
Etter et par døgn leide Gjerdrum kommune inn tre profesjonelle kommunikatører til å hjelpe dem, og etter hvert kom også tre andre fagfolk til. Kommunen måtte få systematikk og rytme på kommunikasjonsarbeidet sitt.
- Det var hjelp både for min egen del, slik at de kunne koordinere alle intervjuene jeg gjorde og hjelpe med talene jeg holdt, men også med kommunikasjonsarbeidet overfor innbyggerne og andre interessenter. Vi fikk også raskt hjelp av nabokommunene til å formidle budskapene våre. Hele veien holdt vi fast ved den opprinnelige åpenheten, forteller Østensen.
Juryen i Åpenhetsprisen mener kommunen gikk lenger enn det man kan forvente i en slik akutt krisesituasjon.
"De har løpende offentliggjort en rekke dokumenter, og har maktet å kommunisere med befolkningen så vel som presse og myndigheter i en svært uoversiktlig situasjon. Kommunens kommunikasjon rettet mot ulike befolkningsgrupper og i flere kanaler er lagt merke til, spesielt deres informasjonsmøter rettet mot barn og unge i bygda», skriver juryen i sin uttalelse.
Ikke vær redd for å si noe feil. For da ender du opp med å ikke si noe som helst.
God erfaring med pressen
Åpenhetsprisen er ikke den første prisen for åpenhet til Gjerdrum kommune. Tidligere i høst har de også mottatt Flavius-prisen, som er Presseforbundets åpenhetspris.
- Hvordan var det å forholde seg til pressen i en slik situasjon?
Det har vært en fin erfaring. Jeg vet ikke om det bare er meg, men jeg har lett for å tro at journalister er fine folk. Jeg synes hele veien at jeg forstod bakgrunnen for spørsmålene som ble stilt og vinklingene som ble valgt og jeg synes de var rimelige. Det er min erfaring. Men jeg vet at andre har hatt andre erfaringer med at pressen har vært litt for nærgående, sier ordføreren.
Artikkelen fortsetter under boksen.
FAKTA: Leirskredet i Gjerdrum kommune
Natt til 30. desember 2020 gikk det et leirskred i Ask i Gjerdrum. Store deler av Ask ble umiddelbart evakuert, og over 1600 mennesker ble berørt. Det ble gjennomført en omfattende redningsaksjon, men10 liv gikk tapt i skredet.
Gjerdrumutvalget, som kom med sin rapport i september 2021, mener at leirskredet i Ask ble forårsaket av erosjon i Tistilbekken gjennom mange år, og utløst av mye nedbør høsten 2020. Skredet startet i den bratte skråningen ned fra Holmen, og forplantet seg raskt nordover mot Ask.
Fire råd for krisekommunikasjon
Gjerdrums ordfører Anders Østensen har, basert på sine erfaringer i tilknytning til krisen, fire anbefalinger til andre med ansvar for krisekommunikasjon.
1: Ikke vær redd for å si noe feil
Da ender du opp med å ikke si noe som helst. Fremstå heller som en som ønsker å fortelle og forklare hva som har skjedd og hvordan det oppleves. «Ingen kommentar» hadde det aldri falt meg inn å si. Det går an å la være å svare på et spørsmål, men da må du forklare hvorfor du ikke svarer.
2: Svar på de viktigste henvendelsene først
Sørg deretter for å få struktur og rytme på kommunikasjonen. Hvem trenger informasjon når? For Gjerdrum kommune handlet det for eksempel om å få system på informasjon til de evakuerte.
3: Be om kommunikasjonshjelp
Ordføreren mener at noe av det viktigste er å få hjelp til kommunikasjonen. - Behovet for å informere ut er så stort at en liten kommune trenger profesjonell hjelp til dette. Kommunikasjon er ikke fag man bare kan tenke at man kan, her må det fagfolk inn. Vi hadde ikke tenkt på det selv - før vi stod midt oppe i det. Under øvelser har vi mest snakket om logistikk og om hvem som varsler hvem, men nå har vi sett hvor stort behovet er for kommunikasjon fra første stund, sier Anders Østensen.
4: Gjør fakta tilgjengelig
Gjerdrum kommune skjønte tidlig at etter den første fasen med mye omtanke og sympati, ville de kritiske spørsmålene komme. De fant raskt frem alt de hadde av undersøkelser og rapporter, for eksempel risiko- og sårbarhetsanalyser. Dette ble fortløpende lagt ut kommunens nettsider.
FAKTA: Åpenhetsprisen 2021 til Gjerdrum kommune
Juryens begrunnelse:
Gjerdrum kommune får Åpenhetsprisen for å ha fremmet forbilledlig åpenhet i en krisesituasjon. Gjennom god og tilgjengelig informasjon har de vist hvordan krisehåndtering og åpenhet henger sammen for å skape tillit i befolkningen og offentligheten under en krise.
Juryen vektlegger deres vilje til å være sterkt på tilbudssiden, uten store kommunikasjonsresurser. Kommunen pekte raskt på årsaken til den tragiske hendelsen, og ordføreren var tilgjengelig for presse og publikum hele tiden.
Kommunen gikk lenger enn det man kan forvente i en slik akutt krisesituasjon. De har løpende offentliggjort en rekke dokumenter, og har maktet å kommunisere med befolkningen så vel som presse og myndigheter i en svært uoversiktlig situasjon. Kommunens kommunikasjon rettet mot ulike befolkningsgrupper og i flere kanaler er lagt merke til, spesielt deres informasjonsmøter rettet mot barn og unge i bygda.
Juryen berømmer Gjerdrum kommune for deres ekstra innsats for å fremme en åpenhetskultur når tragedien rammer et lokalsamfunn.
Juryen for Åpenhetsprisen 2021:
Leder Janne Stang Dahl, Tore Bollingmo, Frida Marie Grande, Kjersti Løken Stavrum og Jan Christian Thommesen.